Traduce este blog

miércoles, 2 de septiembre de 2009

Administre su tiempo eficazmente




Hochheiser, R. M. (2000).
Administre su tiempo eficazmente.




Introducción
"El tiempo es oro". Así reza un refrán muy popular. Hay otro que dice "No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy". Pensemos en algo curioso y real, mientras se habla de desigualdades en todos los ámbitos de la vida del ser humano, hay que señalar que existe un elemento invariable entre todos por igual y ese es, sin duda alguna, el tiempo. Todos, absolutamente todos, disponemos de 24 horas en el día. Ni un minuto más, ni un minuto menos. La diferencia estriba en la forma en que lo gestionamos e invertimos. Sobre cómo distribuir el tiempo hay una bibliografía bien variada, en diferentes fuentes y formatos. Uno de estos, es el libro titulado "Administre su tiempo eficazmente" del escritor Robert M. Hochheiser (2000). Para mejor comprensión y profundización del tema, el autor divide el libro en diez acápites: 1-Elementos básicos. 2-Prioridades. 3-Paso a paso. 4-Escríbalo. 5-Siempre hay más tiempo. 6- Planificación de contingencias. 7-Saber motivar. 8-Los ladrones del tiempo. 9-Controlar las reuniones. 10-La perspectiva. En este trabajo se presentará un resumen de cada uno de estos capítulos.

Primero. Elementos básicos:
En este acápite, el autor divide el planeta en dos grupos: llorones y vencedores. Según el autor los llorones, son aquellos que no pueden hacer más de una cosa sin sentirse abrumados y sin tiempo. Los vencedores, en cambio, Pase lo que pase, siempre tienen tiempo de hacer todo lo que se proponen. Éstos controlan su tiempo, mediante una buena planificación del tiempo. Pero ¿cómo lograrlo? En los siguientes acápites, el autor lo explica detalladamente.

Segundo. Prioridades:
Convencido de que lo primero es lo primero, el autor plantea que es imposible controlar el tiempo si no se establece un orden. El autor inicia este acápite con el famoso refrán de Conde Chesterfield "No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy" se trata entonces, de atender al cumplimiento de sus objetivos, atendiéndolos en orden de prioridades, pues no todas las tareas y proyectos poseen las mismas importancia. En este sentido, el autor recomienda unas medidas que deben ser tomadas en cuenta a la hora de establecer prioridades:
No adoptar ninguna acción sin haber tomado la decisión consciente de hacerlo
Prestar sobre todo atención a las necesidades de aquellos que puedan favorecerle o perjudicarle.
Comportarse como un líder, no como un imitador
Actuar primero sobre las oportunidades que pueden desaparecer si no son atendidas inmediatamente
Optar por las ganancias máximas y las perdidas mínimas
Distinguir las cosas que debe hacer y las que se siente obligado a hacer o le gustaría realizar

Tercero. Paso a paso:
Quien realmente quiera realizar una tarea, lo primero que se debe hacer es determinar el objetivo de la misma. Ya determinado, se debe procurar identificar las fases o pasos necesarios para su realización, pues la realización de una tarea es mucho más fácil cuando se trazan planes a corto plazo. Pues como ya lo dice el refrán, "un viaje de kilómetros ha de comenzar con un solo paso" en este sentido el autor, plantea que los objetivos se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros, ingresos o pericias hasta el siguiente pasos discretos, cada uno de los cuales contiene un elemento especifico de la actividad y requiere una cantidad de tiempo determinada. La primera fase de la gestión de este tiempo consiste en decidir cuantos pasos son necesarios.

Cuarto. Escríbalo:
Según el autor, el peor error que puede cometer un administrador es tenerlo todo en la cabeza, pues lo más probable es que olvide algo. Por fortuna, sustenta él, que hoy contamos con una herramienta muy eficaz para nuestra ayuda: la agenda. En el mercado, encontramos hoy una gran variedad de agendas, en diferente tamaño, color, características, marca, tipo, y formato. No obstante, plantea el autor, que lo más importante no es ninguna de estas características, sino su adecuación al modo que proyecta emplearla. Mas aun sustenta él, con tener una agenda no se resuelve el problema, sino que hay que dar el siguiente paso: hacer buen uso de ella, y dentro de este renglón, sustenta el autor, que lo más importante es adquirir el hábito consultarla de modo regular. Dada la importancia de hacer un buen uso de este recurso, el autor ofrece algunas técnicas para lograrlo:
A la hora de realizar una tarea, utilizar el método día a día, y hora a hora, integrando las actividades en un programa coherente.
Cuantifique todas las demás actividades.
Salvar el espacio entre los pasos
Mantener el programa de trabajo bien a la vista

Quinto. Siempre hay más tiempo:
Imaginémonos que hemos llevado al pie de la letra lo que se ha dicho hasta aquí, pero nos encontramos con un problema: no disponemos del tiempo suficiente para ejecutar el programa ¿qué hacer?. ¿Llevarse el trabajo para la casa? Según el autor, a veces es necesario, pero no conveniente. Es por ello que el autor expone algunos modos de proceder cuando se da esta situación:
Echar un vistazo a las prioridades
Programar el tiempo que requiere para comunicaciones telefónicas y tareas administrativas
Asegurarse de conocer muy bien de cómo utilizar realmente su tiempo, dónde puede introducir mejoras
Aprender de las experiencias
Establecer un orden de prioridades
Elaborar por separado una lista de las pequeñas cosas
Mecanografiar las cartas
Conseguir que otra persona realice el trabajo para el que usted no tiene tiempo
Trabajar mientras come
Trabajar mientras habla por teléfono o en reuniones improductivas

Sexto. Planificación de contingencias:
Lo primero que hay que hacer mención aquí es que un plan no es completo si no incluye qué se debe hacer cuando falle su estrategia inicial. Puesto que ningún es perfecto, el autor expone que lo ideal es identificar los problemas antes de que surjan. Pero como cada situación es única, no existe un plan que pueda considerarse "típico" para contingencias. No obstante, él sugiere unas tácticas que de aplicarlas correctamente pueden ser muy útiles como planificación de contingencia.

Aligerar su carga
Añadir zonas amortiguadoras
Anticipar en la programación
Desempeñar primero el trabajo más importante
Minigestionar de un período de tiempo
Modificar los pasos
Demorarse si la situación lo requiere
Interrumpir el programa personal
Ensayar si puede
Actualizar el calendario tan pronto como se produzca cualquier cambio.

Séptimo. Saber motivar:
Convencido de que la destreza en la administración del tiempo es proporcional a la capacidad de lograr que otros hagan lo que nosotros queremos, el autor en este artículo expone la importancia de una buena motivación. Un empleado motivado, que se siente a gusto trabajando, aumenta su rendimiento, atiende bien al público; además no se limita a realizar sólo las labores correspondientes a su cargo, sino también promueve otras en busca del mejoramiento de ésta, es decir, participa más en la búsqueda de los objetivos de la empresa y hasta puede aportar ideas nuevas. Pero ¿cómo mantener a un empleado motivado? existen muchas formas de motivar a los empleados, a continuación presentamos algunas formas prácticas que presenta el autor:

Nunca desatender las necesidades de la gente
Prometer ayudar cuando sea posible
Recompensar económicamente, con relación con el rendimiento
Elogiar las tareas bien realizadas
Promover la autoestima
Mostrarse dispuesto a ayudar
Esforzarse por conocer a las personas con las que trabaja

Octavo. Los ladrones del tiempo.
Hay personas que no respetan el trabajo de los demás, mientras queremos trabajar, aparece alguien que no asimila nuestros compromisos y nos hacen perder todo un día haciendo cuento. A este tipo de persona, el autor lo denomina como “ladrones del tiempo”. Así que este capítulo nos ofrece varias técnicas para emplearlas cuando otros quieren charlar mientras usted desea trabajar.

Concientizarlo de su situación
Asegurarse de no ser localizado ni interrumpido
Cortar tajantemente cuando se desea parar
Utilizar la técnica si... pero
Mantener la puerta de la oficina cerrada
Hacer que el teléfono sea atendido por otra persona
Filtrar las llamadas
Utilizar un contestador
Ahora bien, si por una razón u otra, estas estrategias no funcionan, el autor recomienda otras técnicas más fuertes, que en ocasiones no son agradables, pero que funcionan, sobre todo cuando nos enfrentamos con una tarea apremiante en un ambiente laboral que no proporciona las condiciones para la concentración en lo que se hace. Son éstas:

Ir a trabajar a otro sitio
Desconectar el teléfono

Noveno. Controlar las reuniones:
En este acápite el autor expone su punto de vista sobre cómo dirigir con eficacia una reunión y sacar el mejor partido de otra deficiente, él sostiene que las reuniones constituyen un instrumento de gestión necesario e importante para mantener implicadas e informadas a las personas, sin embargo, un instrumento resulta inútil si no se emplea adecuadamente, y son pocos los que saben organizar y dirigir reuniones donde no se pierda el tiempo. Por lo que el autor sugiere una guía a seguir a la hora de planificar una reunión.

Establecer los objetivos de la misma
Preparar un programa
Establezca un limite de tiempo
Preparar un listado de las personas que se desea que participen de la reunión
Enviar invitación a los invitados, indicando tema y tiempo
Comenzar a la hora fijada
Cerrar la puerta
Prepararse y ensayar
Cortar cualquier intervención que se aparte del orden
Advertir a los oradores cuando le quedan cinco minutos asignados, y luego, cuando solo dispone de un minuto
Pero ¿que pasa si el espectáculo es de otro? El autor sugiere, que la respuesta debe ser afirmativa cuando la invitación haya sido formulada por un jefe o un cliente que puedan molestarse u ofenderse si no comparece, o cuando dicha reunión le brinda una oportunidad única para hacer una puntualización o conseguir una información útil. Sin embargo, plantea él, que si hay algo más apremiante que hacer, no se debe asistir.

Décimo. La perspectiva:
Hasta aquí el autor se ha referido a los elementos básicos de la gestión del tiempo, sin embargo, quiere dejar claro que una buena administración del tiempo no debe limitarse a la oficina, para lograrlo, en capítulos anteriores se han presentado técnicas practicas que ayudan a distribuirlo eficazmente, teniendo bien claro que el programa de trabajo y el programa personal deben operar lo más separados que sea posible, sin influir uno en el otro a no ser que haya agotado todas las posibilidades. Pero esto no es posible, si la persona no tiene un control de su tiempo personal, para lograrlo se requiere una buena planificación, y la voluntad de atenerse a un programa.

Ahora bien, por muy valiosa que sea la gestión del tiempo hay que mantenerla dentro de una perspectiva. La forma de mantenerla es concentrarse en los fines que se persiguen, no en programas ni en otros medios que se utilicen para alcanzar tales fines.

Conclusión:
No hay lugar para la duda que una administración eficazmente del tiempo trae como consecuencia buenos resultados en todas las áreas del ser humano. Robert M. Hochheiser, con una basta experiencia lo ha presentado de forma clara y llana con ejemplos de la cotidianidad. Para comprender lo que él expone en este libro, me he puesto a pensar en personas que han triunfado en la vida, y tratando de buscar una explicación de ello, he concluido de que el éxito se debe a varios factores, entre lo que prevalece una buena distribución del tiempo.

La lectura de cualquier libro aporta algo nuevo para el lector… un aprendizaje, entonces ¿Qué puedo decir que he aprendido con lectura de este libro? Para simplificar la cosa podríamos decir que mucho, pero siento que es una respuesta muy vaga, así que puedo confesar que el libro me gustó completo, sin embargo, creo que el capítulo que más me ha ayudado es el cuarto, titulado “escríbalo” pues a decir verdad no soy dado a usar agenda y la lectura de este libro me ha enseñado, no solo a comprarme una, sino a anotar mis actividades y a revisarla constantemente.




Guía práctica para una eficaz administración

1 comentario:

  1. Hola, estamos buscando urgentemente portadores de proyectos rentables. Son proponentes del proyecto o Gerente de negocios. Buscando financiamiento o préstamos para iniciar sus proyectos o expandir su negocio le ofrecemos la solución, somos inversionistas en busca de proyectos rentables. Somos capaces de:-otorgar préstamos de €5.000 a 900.000 euros-invertir mucho dinero ($1.000.000 USD a $90.000.000 USD) y más en sus proyectos. Póngase en contacto con nosotros en la dirección: Lucia.sosa404@gmail.com , si usted está interesado. Atentamente

    ResponderEliminar